县级综合档案馆在档案接收进馆工作中存在的问题与对策

　　随着我国经济体制改革全面深入的推进，机构改革、国有企业重组、破产，形成大量需要及时接收进馆的档案。这些档案，与群众生活息息相关，具有非常重要的历史价值和利用价值，是国家的宝贵财富。档案工作在基层特别是在县一级尤其重要，如果县级综合档案馆接收工作做得不够好、不够及时，就会对化解矛盾纠纷、权属争议，保持政策的连续性带来不利影响，政府工作就会被动，群众权益就无法保障。从而给国家和社会带来不可估量的损失。因此，县级综合档案馆必须搞好档案的接收工作，才能真正体现档案工作的功能与作用。
　　一、存在的主要问题
　　（一）需接收进馆的档案时间跨度长。经过摸底，全县还有15个街道、乡镇30年的档案没有接收进馆，且有一个乡镇一直没有接收进馆。
　　（二）档案数量少，内容单一，种类不全。虽然多数街镇档案接收的时间跨度长，但档案数量却不多。最近一次整理接收6个撤并乡镇的档案，个别乡镇的档案整理件数竟然连续多年不到两位数。档案内容以街道乡镇机关收发的文件居多，而价值高、利用多与民生相关的人事、劳动、教育、卫生、民政、财政等档案却很少。档案种类不全，多数乡镇以文书档案为主，而照片、声像、实物等形式的档案却没有或很少。
　　（三）档案整理不规范或未加整理，档案整理质量达不到进馆要求，业务指导工作相对滞后。主要表现在：档案材料收集不齐全，档案组卷不合理，案卷标题不规范。部分撤并乡镇、破产改制企业档案材料未加整理，由于撤并乡镇、破产改制企业无留守人员，代管单位无能力对大量长期管理混乱的档案进行整理和移交，且个别单位对档案整理移交工作持不配合态度，使档案移交工作难以开展。部分县直单位、街道乡镇对档案工作重视不够，档案机构缺失，职责不明，档案人员不稳定，兼职过多。许多档案员未经过业务培训，档案业务知识欠缺，从而导致档案收集不完整、整理不规范，给档案的接收进馆工作带来了很大困难。
　　（四）档案馆事业经费不足，束缚了档案事业的发展。存在档案装备老化、数字化工作开展困难等问题。档案事业经费未能实现与国民经济和社会事业同步发展，基础设施建设投入不足的问题没有根本解决。档案馆室基础设施陈旧落后，功能不健全，不能满足需要，社会服务功能较弱的状况没有得到根本扭转。
　　（五）现有档案馆库房面积狭小，不符合档案馆建设与设计要求，难以满足档案按时接收进馆的需要。以笔者所在市（临沂市）各县区档案馆为例：12个县区档案馆中，建筑面积2200平方米的1个，建筑面积1200-2000平方米的3个，建筑面积1000-1200平方米的7个，建筑面积1000平方米以下的1个。按照《市、县国家综合档案馆测评办法》（档办【2008】30号）的要求：馆藏档案数量10万卷以下的，县级档案馆建筑面积指标为1200-2600平方米;馆藏档案数量10-20万卷的，县级综合档案馆建筑面积指标为2600-4600平方米。实际情况是各县区馆藏档案数量均超过10万卷，按标准基本处于过饱和状态，按时接收进馆，难度较大。
　　二、对策
　　（一）随着机构改革的推进，档案管理工作将越来越规范。这次机构改革，把档案的行政管理职能划归县委办公室，必将加强档案指导和管理工作的力度，理顺行政关系。在更高层面与更广范围内加强档案管理工作，确保档案整理齐全完整规范，有利于以后档案的接收进馆。
　　（二）主动与撤并单位联系，变被动为主动，适当扩大撤并单位的档案接收范围。 主动与改革涉及的部门和单位联系，制定档案管理与处置工作方案，做好文件材料的收集、整理、保管、利用、清点、交接工作，按规定对不符合档案保管条件的单位及时接收进馆，对符合条件的单位敦促其向新组建机构移交档案，严防档案流失和失泄密问题发生。要把工作做在前面，不要坐等相关单位上门，竭力避免因监督、指导不到位致使档案丢失、损毁事情的发生。撤并单位、破产企业短期保存的档案依照《档案法》规定不需要接收进馆的，但在具体实践中会出现经常用到的现象，所以作为县级综合档案馆，撤并单位和破产企业数量不是特别多的情况下，有必要扩大接收范围。如我县造纸厂、水泥厂、苍松公司企业破产档案中的签到簿、工资发放单、会计档案等在核实职工工龄、补缴养老保险维护职工合法权益方面发挥了关键性证据作用，所以这部分档案应适当接收进馆。
　　（三）对接收单位档案人员进行业务培训。对接收单位的档案人员进行现场的业务培训，充分学习标准，使接收单位档案人员对接收工作形成初步的认识。现场操作指导，手把手教他们如何收集整理分类编目，统一档案装具和档案用品，培训、指导、监督贯穿整个档案整理与接收过程之中。
　　（四）加大对档案事业的财政投入。财政投入是支撑档案事业持续健康发展的基础，是发展档案事业的重要物质基础，是开展档案工作的基础性条件。目前县级档案部门大多财政投入不足，投入的经费仅够维持档案工作的基本运转，档案指导人员正常的督促指导工作难以正常维系。河北、河南、江苏、安徽等周边省份都已确定了档案保护费2元/卷/年的标准，我们省的档案保护费标准至今没有公布，大多数县级档案馆达不到这个标准或财政支出中就没有檔案保护费。各个县级综合档案馆的财政投入，与各自争取财政资金的能力有关，没有统一的标准，随意性大，不能保证县级综合档案馆财政投入的稳定性和可靠性。建议省档案局与省财政厅联合研究尽快出台档案馆财政投入标准，以保证县级综合档案馆开展指导工作和接收进馆工作的有效有序开展。
　　（五）适度加强县级综合档案馆库建设。县级综合档案馆普遍面积偏小，不足以满足新形势下档案工作和接收工作的要求，新的《档案馆建设标准》已于2008年7月1日由国家建设部和国家发改委颁布实施，按照这个标准大多数县级综合档案馆建筑面积需要达到2600-4600平方米。对县级政府来说这是一个大项目，在当前的干部考核中档案工作相对来说影响较小，投入大，看得见的效益比较低，政府没有加大投入建设档案馆库的动力。为了从政策层面解决档案馆库的建设，需要从政策层面进行调整。一是把档案馆库建设纳入对县级政府考核的范围且占分较重，给县级政府建设档案馆注入政策动力和压力。二是上一级政府负责协调下一级档案馆建设。三是上级财政对县级档案馆建设进行最大限度补贴，现在临沂市已享受档案馆建设补贴，但补贴标准需要再提高，以减轻县级财政压力，以利于档案馆建设落地。这样，几年之内县级综合档案馆库建设将会达到一个崭新的高度，因为库房紧张导致档案接收难、难接受的局面将彻底改观。
　　县级综合档案馆的档案接收工作是其最主要的职能之一，是档案馆工作的基础。档案接收工作做不好，档案馆的后续工作将成为“无米之炊，无源之水”，将对所在县区的政治、经济、社会造成无可估量的损失，对所在地方的历史造成缺失断代。因此我们需要加强日常的业务指导，档案专兼职人员的教育培训，提高对县级档案部门的财政投入，搞好县级综合档案馆库的建设，才能解决县级综合档案馆在档案接收工作中存在的问题，保证县级综合档案馆接收工作的正常高效运转。
　　（作者单位：山东省临沂市兰陵县检验检测中心）

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