企业档案数字化管理探究
1 前言
信息时代计算机技术的不断发展,给新时代企业档案的数字化管理带来了发展契机。传统纸质档案的书写记载变成了计算机的信息存储。方便了企业档案的查询和使用,还提高了企业的办事效率。所以,在信息化的今天,如何进行企业档案的数字化管理将成为企业发展中所关注的关键问题。
2 企业档案数字化管理的必要性
企业档案的数字化管理就是在企业的档案管理过程中使用先进的计算机技术把传统使用文字、数字和图片等纸质方式的存贮转变成数字信息储存。比如,指纹录制、照片记录以及档案管理系统等。对企业各类纸质档案进行数字化处理,为其建立集中数字档案馆势在必行,档案数字化管理,在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。
3 企业档案数字化管理的应用分析
在信息社会中的档案数字化管理已经不再陌生。比如企业的人事管理,企业的财务管理企业自动化办公等等。数字化的企业档案管理模式不单单克服了传统企业档案管理中的人工查找困难以及查找方式局限性大的问题,还使得企业的档案管理更加的精细化。数字化的企业档案管理顺应社会发展的需要,但同时不能完全否定企业的纸质档案管理,比如企业的合同管理、文书档案管理,底图管理、工程档案等也需要保持传统的纸质管理作备份。因此,我们需要对企业档案中如何进行数字化管理以及数字化管理的具体内容进行确定。
4 企业档案数字化管理的优势分析
首先,企业档案的数字化管理大大地提高了企业的办公效率。数字化档案管理中使用的数据库比如EXCEL以及OA等,使得档案管理的工作更加的便捷。其次,数字化的档案管理对档案存储的原件保护措施得到了完善和增强。只要数字化系统中的硬盘设施不被破坏,数字化的档案将不受到影响。传统的新闻类档案、产品类档案的纸质保管也可以借鉴数字化档案管理的方法,做出数字化的信息,进而使得合同、新闻、产品档案管理更加的高效,同时提高档案的保护措施强度。
5 如何开展企业档案的数字化管理
5.1 规范企业的档案管理流程,使得管理效率得到提高
在逐步加强企业档案数字化管理过程中,需要逐渐使其规范化。所以,我们需要借助计算机等技术办法,使得人力资源以及数字化加工设备(扫描设备)的能力得到提升,并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索,最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中,把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储,同时将电子档案上传到自動化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠,利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份,然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公,文书档案已是在线归档,在线利用。再如:企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描(数字化)、消毒杀虫、数据备份等系列程序后,将纸质档案归档整编进入档案库,备份档案数据导入数字化档案服务器中,方便查阅利用。
5.2 更新传统的档案管理思路,转变档案管理的理念
为了使得企业的数字化档案管理更加的具有高效率,需要培养专业的档案管理团队进行企业的数字化档案管理。如何进行档案管理人员的培养,并使得其管理水平得到提高是我们需要关注的重点问题。首先,要将企业的档案管理理念更新,并使得企业管理者的视野得到开阔。只有管理者充分重视企业的数字化档案管理,才能使得企业内部可以推行数字化的档案管理。数字化的档案管理技术也在大数据的促进下变得日新月异,因此档案管理者需要加快自身的步伐,使得自己的数字化档案管理水平跟上时代的步伐,进而提高企业的档案管理水平。数字化与传统档案各有利弊,除去一些特殊情况如打官司等要传统纸质档案之外,数字化在利用的方便高效,是企业发展的趋势。
5.3 充分地利用先进的计算机技术
计算机改变生活,网络使得人与人之间的距离逐渐缩短,查阅文件已经不需要去图书馆或者档案室中进行查询,只需要连上网络在档案数据库中进行检索。所以,企业档案的数字化管理要充分的利用计算机的便捷性,进而使得档案的查询和管理的流程逐渐变得高效率。但是,在此过程中,也需要注重企业档案数据库的安全保密工作。例如当前会计档案中的纸质发票在逐步转变成电子发票,这样使得发票报销程序更加的快捷。公司的工程档案与企业网络办公相融合,进行数字化的全程跟踪管理,使公司对工程的进展可以全面了解管控。
规范企业的档案管理流程,使得管理效率得到提高。在逐步加强企业档案数字化管理过程中,需要逐渐使其规范化。所以,我们需要借助计算机等技术办法,使得人力资源以及数字化加工设备(扫描设备)的能力得到提升,并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索,最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中,把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储,同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠,利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份,然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公,文书档案已是在线归档,在线利用。再如:企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描(数字化)、消毒杀虫、数据备份等系列程序后,将纸质档案归档整编进入档案库,备份档案数据导入数字化档案服务器中,方便查阅利用。
6 结语
综上所述,通过采用数字化管理模式,能够有效提高企业档案管理水平,以满足新时期档案管理水平的需求。在当前这种日益竞争的市场环境下,企业要想获得生存,谋求发展,就必须加强企业档案数字化建设、建立完善的企业档案数据管理库、全面落实档案管理制度以及强化负责人对档案管理的重视程度,促进企业管理水平提升,从而让企业获得更好地发展。
下一篇:新时代档案管理现代化探究
最新推荐
- 基层员工四讲四有学习心得体会3篇
- 法院新春贺词简短12篇
- 清明祭英烈共铸中华魂主题演讲稿12篇
- 车间行政后勤工作总结范文15篇
- 超市促销春节活动方案8篇
- 大学四年学习计划3篇
- 新形势下高校财务管理工作的优化策略
- 初中数学学困生的成因调查分析报告范文3篇
- 初三期中考试后家长会主持词6篇
- 悼念词 追悼会代表悼念词
- 机械专业校企合作发展现状及思路
- 大学生劳动实践报告怎么写8篇
- 整改方案 学校领导班子整改方案
- 优秀党员教师先进事迹材料 2022年学校优秀党员教师先进事迹材料
- 时不我待 以“时不我待、只争朝夕”快干精神,扎实做好规划,引领社会经济发展
- 我国银行业系统性风险度量
- 乒乓球女子团体半决赛 2022东京奥运会乒乓球名单新版
- 七大场景巧支招,带你玩转这个“年”
猜你喜欢
- 毕业论文格式 毕业论文格式规范/li>
- 廉政总结 2022年第二季度党风廉政建设工作报告/li>
- 会飞的相机,大疆精灵Phantom,4,Pro/li>
- 夜大自我鉴定 夜大毕业自我鉴定(3篇)/li>
- 局机关年度普法工作履职报告【优秀范文】/li>
- 韩庚:我并没有给自己设“人设”/li>
- 赞美秋天的诗歌 赞美秋天诗歌,汇总100首_诗词/li>
- 美文欣赏 | 无法重来的一生/li>
- 2023开学典礼村书记代表讲话稿【五篇】/li>
- 迎难而上造句 迎难而上造句/li>
- 抗疫诗歌(现代诗)【5篇】/li>
- 养精蓄锐 养精蓄锐成语解析及近义词/li>
- 2022护士长3000字入党申请书范本【优秀范文】/li>
- 20xx年公司组织结构图/li>
- 大学本科毕业生自我鉴定20214篇/li>
- 人民调解 人民调解演讲稿/li>
- 房地产产业链关联性的分析研究/li>
- 2023年在民政局长座谈会上讲话/li>