文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探究

　　摘 要：随着经济社会的迅速发展，作为单位行政管理的重要手段，各企业对于文书的档案管理提出了更高的要求。一个企业的文书档案包含着事业单位的重要资料，包含了企业在行政活动中的主要内容，是反映一个企业成长及发展过程的重要书面资料，可以为企业接下来的事业规划提供参考依据。所以企业的文书档案作为事业单位的信息宝库和宝贵资源，应当受到企业的格外重视，因此需要对企业的文书档案进行整理，促进企业的可持续发展。本文围绕文书档案进行分析，阐述了文书档案对于一个企业效能化发展的意义，以及企业在文档整理过程中遇到的问题提出解决的措施，希望可以为企业的文书档案整理提供参考，促进企业的发展。
　　关键词：文档档案：事业单位；效能发展
　　1 文书档案整理对事业单位效能化发展的意义
　　1.1 有利于事业单位的档案建设
　　完整的、有序的企业文书档案整理对于事业单位效能化的发展有很大的帮助，文书档案作为档案整理中重要的类型，对于其的整理工作必须十分认真严谨，保证文书档案资料的完整。这主要是由于严谨的文书档案整理是保证档案资料完整的前提，只有认真做好前期的文书整理工作，才能真正做到档案管理的规范化和系统化，提高企业对于档案文书的利用效率。对于企业文书档案的整理主要是收集、分类、整理以及编目单位的行政活动，将这些活动完整的保存下来以供之后的查阅。在进行单位的文书整理工作时，要注重文书档案资料的完整性，在这个前提下，还要监督文书整理工作的过程，避免出现差错，在进行整理工作的过程中可以将档案资料进行对比和鉴定，提高档案资料的真实性，实现文书档案的最终过程。
　　1.2 有利于档案信息资源的开发
　　进行档案管理的主要原因就是实现信息资源的有效利用，如果一个企业文书档案是零散的，就不利于企业日后的查找和翻阅，无法真实的体现事业单位发展的过程，也就发挥不了档案文书管理的意义和价值。因此，文书档案的完整性和系统性对于企业未来的工作有一定程度的影响。在进行档案文书整理的过程中，首先要做的就是将分散的文书资料进行归类整理并进行编目，保证文书档案的有序性，并加强各文书档案之间的联系。这样一来，既可以完整规范的保存档案文书资料体现企业的成长发展轨迹，也可以实现企业信息资源的有效利用。
　　1.3 促进事业单位的可持续发展
　　文书档案整理进行的合理有序是企业提高工作质量和效率的前提，也是保证档案资料有序性和完整性的条件，企业还可以建立查找资料的文档体系，方便日后的查找。科学、合理的档案资料管理，不仅能够体现文档的保存价值，还可以优化档案管理的流程，对于档案管理工作效率的提高有很大的帮助，也可以在一定程度上促进事业单位的可持续发展。
　　2 事业单位文书档案管理中存在的问题
　　2.1 文书档案管理机制不够完善
　　随着互联网技术和信息技术的迅速发展，以往的文书管理体系已经满足不了当代文书档案管理的需求，存在很大的滞后性，适应不了当代社会的发展趋势。所以档案文书管理需要顺应时代的发展，目前计算机技术的快速发展为档案文书管理提供了技术支持，因此，对于文书档案的管理可以实行电子化的形式。
　　随着企业的信息资源逐渐增加，需要整理的资料也越来越丰富，对于文书档案管理工作效率和质量的要求也逐渐提高。针对这种情况，就可以实现电子化管理的系统，电子化的文档管理打破了原有的文档工作体系，提高了文档管理的效率和质量。但是，很多管理人员无法适应该技术的应用，并且计算机固有的电子思维无法体现单位完整的成长轨迹。同时虽然电子化的管理系统虽然更加便利、快捷，但是其的安全性相对于文书档案也较低，因此，对于电子化的管理系统还需要进行一段时间的改善才能取代纸质档案。
　　2.2 文书档案设施过于落后
　　文书档案记录着事业单位发展的所有历程，因此保存着事业单位在发展过程中总结的深刻教训和重要经验，是企业一路走来的见证者，应当受到管理者重视。但是，目前很对企业忽略其的作用，因此文书档案管理的基础设施十分落后，文档的使用效率也极低，满足不了企业文书档案管理的需求。企业需要对其的基础设施进行改善升级，运用计算机网络技术优化管理设备，方便企业对于档案资料的管理和利用。
　　3 事业单位文书档案管理的优化措施
　　3.1 运用计算机技术整理文书档案
　　随着大数据时代的来临和计算机技术的发展，企业文书档案进行信息化和数字化的管理已是一种必然趋势，对于事业单位而言，运用计算机技术进行企业文书档案管理，不仅仅是对纸质时代的简单代替，也是对于企业档案的信息化处理，使档案储存的小容量向海量的储存过度，真正意义上实现了资源的有效利用，因此事业单位对于文书档案的信息化管理十分重要。主要可以通过两个方面进行，第一个方面加大对档案管理的资金投入，建立企业自身数字档案管理室，完善档案管理体系，在计算机软件系统和硬件系统的基础上，实现保存即归档的高效率文书档案管理形式。第二个方面是政府完善《档案法》及相关的法律文献，在政策上支持将电子信息系统应用于文书档案管理，制定相关法规实现电子档案的规范管理，消除电子档案管理的弊端，推动事业单位文书档案管理的发展，实现事业单位的效能化。
　　3.2 提高档案文书管理的规范程度
　　完整、有效的文书档案管理对于事业单位的效能化发展有很大的意义，因此在进行文书档案管理的过程中，档案管理的规范程度十分重要，主要可以方面进行优化。第一、规范单位的文件，文书档案的资料主要来源于工作文件。文件是工作的记录，因此在文书档案整理的过程中，事业单位的人员要确保文件的规范性和正确性，做好及时的记录和登记，可以提高档案文书整理的效率。第二、实现立档归档的规范化，事业单位应当建立立档归档的制度，按照归档时的特征进行组卷，保证档案的标题及保存期限的准确以后，在进行装订，为文档的安全利用提供保障。第三。实现文书档案管理的规范化，对于还是纸质的档案，要做好防潮、防火、防虫的工作，定期检查这些文书档案的完整性，防止文档的缺失和损坏。
　　参考文献
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　　[2]冯治霞.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义探讨[J].中国管理信息化，2018，21（15）：148-149.
　　[3]马荣.文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义[J].中国市场，2018（10）：110+112.

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