云环境中的数字文件管理策略研究

　　摘 要：近年来，各国相继出台“云优先”战略，越来越多的文件在云环境中生成和管理。本文以澳大利亚维多利亚州公共文件局的相关政策为例，在对政策的制定背景、框架结构和基本内容进行分析的基础上，认为该政策对我国具有借鉴意义。就管理理念而言，凸显“超越前端的控制”和“双重融合”；就国家和地方层面的政策构建而言，应坚持前瞻性、系统性和应用性的原则；就准备采用云解决方案的组织机构而言，可通过风险评估、合规管理与完善云服务合同/协议等方式实现对机构文件资产的有效管理。
　　关键词：数字文件管理；云计算；风险评估；合规管理；云服务合同
　　Abstract：In recent years， some countries have successively issued "Cloud First" strategies， and more and more records are generated and managed in the cloud environment. This paper takes the relevant policies of Public Records Office Victoria as an example， and based on the analysis of the background， frame structure and basic content of the policies， considers that this policy has reference significance for China. In terms of management philosophy， it highlights the "control beyond the front" and "dual integration".In terms of policy construction at the national and local levels， we should adhere to the principles of foresight， systematicness and applicability. And in terms of organizations preparing to adopt cloud solutions， effective management of the organization"s records assets can be achieved through risk assessment， compliance management and improved cloud service contracts / agreements.
　　Keywords：Digital Records Management； Cloud Computing； Risk Assessment； Compliance Management； Cloud Service Contract
　　1 引言
　　云計算是一种计算模型，实现无处不在、便捷、可通过网络按需访问的可配置计算资源池（如网络、服务器、存储、应用程序和服务）。[1]它不仅具有按需服务、资源共享、易于扩展、高效便捷的特点，而且能够发挥降低成本、创造价值的集成优势。基于此，部分档案学者对云计算在档案领域的应用前景进行了探索性研究。例如，黄新荣和谢光锋[2]提出了基于云存储技术的云备份方案；吕元智[3]将云计算应用于档案信息资源服务领域，构建了国家档案信息资源“云”共享服务模式；刘振鹏等[4]从业务需求和技术需求角度对基于云计算的区域电子健康档案系统的优势进行了详细分析。上述研究侧重“用”的层面，但涉及“管”的研究相对较少。随着业务系统逐渐迁向云端，海量文件在云环境中生成、存储，如何对这些文件进行有效控制和科学管理是档案领域亟须解决的现实问题。因此，本文将通过对澳大利亚维多利亚州公共文件局（Public Records Office Victoria，PROV）相关政策[5]的系统分析，梳理总结云环境中数字文件的管理理念、政策构建原则和策略制订方案，以期为我国提供参考借鉴。
　　2 政策分析
　　2.1 制定背景。2010至2011年，澳大利亚云服务的使用量急剧增加。2011年，包括澳大利亚税务局（Australian Taxation Office，ATO）在内的多家联邦政府机构使用了云服务。通过使用云服务，机构不再需要承担硬件和基础设施的资本投资负担，而且云计算能够在更广泛的范围内提供高效、灵活的ICT解决方案以及数据存储服务。维多利亚政府的云服务使用范围将会持续扩大，并进入新的领域。虽然采用云服务能够起到节约成本的作用，但风险往往与机遇并存，维多利亚政府应当确保自身所选择的任何解决方案都能满足有关公共文件的法规和政策要求，无论这些文件存储在哪里，都必须遵守PROV发布的强制性标准和规范。在此背景下，PROV制定了云计算政策，旨在明确云计算环境中的文件管理事宜。
　　2.2 框架结构。PROV有关云计算的文件管理政策包括1份问题报告（issues paper）、1份政策文本（policy paper）和2份指南（guideline）。PROV在制定相关政策时，首先将其以问题报告的形式发布，以便利益相关者能够参与其中，为其提供改进方向和建议。正式的政策文本则另行发布，同时也会将相应的修改表达在问题报告中。在发布正式政策文本的同时，也会附上具体的操作指南，旨在为云环境中的数字文件管理工作提供基本要求、操作流程和工具方法。
　　2.3 基本内容
　　2.3.1 问题报告：《云计算：文件管理事宜》。[6]问题报告《云计算：文件管理事宜》（Cloud Computing：Implications for Records Management）致力于获取关于云计算问题的反馈，这将有助于PROV确定文件管理解决方案和政策制定方向，而且可以确保PROV提出的对策建议是切实可行的。该政策不仅是PROV云计算系列政策的第一部分，而且也是内容最丰富的部分。它制定了维多利亚政府机构必须遵循的强制性标准，定义可能出现的问题，确定切实可行的解决方案，提出建议，同时邀请利益相关者对其进行评论，以便更多地了解与维多利亚政府相关的问题和解决方案。具体而言，涉及系统局限、管理风险、挑选服务商、服务商服务条款的局限、文件未经授权的访问利用、无法访问利用文件、跟踪与控制文件存储的困难以及对云服务实践维度的理解等。其中，该政策针对可能面临的问题提出的针对性建议极具参考价值，如表1所示。

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