新形势下事业单位档案数字化管理工作探析

　　摘 要：21世纪不仅是科技飞速进步的时代，也是全球信息化的时代，信息技术被人们应用于多个领域为人们带来了许多的便利。新的形势下，事业单位的档案已不再是纸质的存储，在互联网与信息技术结合下，已变成了数字化的档案，本文探析了在新形势下事业单位档案数字化的管理工作。
　　关键词：新形势;事业单位;档案数字化管理
　　为了促进事业单位的数字管理过程，首先要了解它的重要性，互联网信息化的新形势下，信息化带给我们的益处越来越多，与传统的纸质档案相比，档案数字化管理提高了档案的利用率，增加了单位的经济效益与办公效益。
　　一、事业单位档案数字化管理重要性分析
　　（一）有利于提高档案利用率
　　在互联网没有大范围的普及的时代，各个事业单位的档案存储基本都用纸质来存储，将企业及单位人员的档案用笔记录下来，装订成册，由专门的人员进行管理。如果单位及企业的人员太多时，查找人员信息就会很慢，效率低下，在人们查找利用档案的过程中纸质的档案容易破损，造成人员信息丢失;信息化技术的普及有了数字化的档案，它将人员的信息录入电脑，在需要时只需要输入关键词便可寻找，信息存储安全，不用担心信息丢失，安全高效的提高了档案利用率。
　　（二）有利于提高经济效益
　　档案是一个机密性的东西，一般不能让无关人员查看，因此传统的档案需要专业的人员来管理，而且随着企业经济的发展和实力的增强，大量的档案信息需要人员来管理，而传统的纸质档案管理效率低下，直接对企业的经济效益造成了影响;档案数字化只需要几个专业人员在电脑上对档案进行管理，降低了企业及单位人员管理的费用;数字化的档案提高了企业查找利用档案的效率，提高了企业及单位的经济效益。
　　（三）有利于提高办公效益
　　企業及事业单位的人员不可能每时每刻都是固定的，经常有人员的退休，新聘等改变，相比于传统的纸质档案，很大程度的提高了办公效益。网络信息化数字档案可以将不同类别的档案利用不同的方法进行分类，管理者在需要不同信息时可以快速，高效的查找利用，有利于提高办公的效益。
　　二、新形势下事业单位档案数字化管理有效途径
　　数字化管理的过程需要专业的人员来操作及控制，虽然与传统的纸质档案来说减少了许多的工作量，但录入的整理与分析仍需耗费大量的时间和人力，为了提高工作效率，单位的管理人员要创新寻找数字化管理的有效途径，就目前的形势来看，事业单位档案数字化管理的有效途径有相关人员树立档案数字化管理意识，文字处理登记录入计算机，建立和完善电子化的档案信息系统。
　　（一）树立档案数字化管理意识
　　档案的管理是一个单位整体的工作，它与每个人都相关，因此单位的人员首先要摒弃传统纸质档案，要清楚档案数字化管理的有利之处，树立档案数字化管理的意识。每个单位及企业的实际情况不同，因此要制定合理的档案数字化管理体系，要对单位的人员定期进行培训，增强档案数字化管理意识，专业的管理人员经常创新数字化管理的方式，定期检查信息，保证档案的机密性。
　　（二）文书处理归档数字化管理
　　数字化管理的过程需要建立完整的数字化管理体系，档案管理人员需要把每天送来的信息在计算上进行录入登记，之后传送到单位的数据信息库进行审阅和审查并将信息入库，登记后有些未经整理的文件系统会自动整理入库;每年的年初及年末都是档案信息管理的多而杂阶段，这时的工作往往很多，及时将文书进行数字化的归档，有利于工作量的减少。企业及单位的档案信息可以让相关人员在计算机上进行填写和发送，经由办公室人员的审核，签字，盖章后，归入档案，这样的归档过程不易出错，省时高效的完成了文字的处理和归档的过程。
　　（三）建设档案管理电子化系统工程
　　企业及单位的档案数字化过程是一个庞大的工作量，如果手动录入计算机，需要耗费大量的时间和精力降低了办公的效率，因此，我们需要建立档案管理的电子化系统工程，来提高档案管理的效率，档案信息的登记在系统管理下增加了仪器扫描，磁盘存储，光盘和备份及双服务器等方式来提高录入速度;档案信息的共享也增加了新的方式，如网络传输，二维码扫描，触屏共享等;档案管理的电子化系统设立了多个不同的分系统，分别对档案的信息进行分类和管理，渐渐完善的系统，更加有效地提升了单位的工作效益。
　　（四）管理系统和办公自动化系统衔接
　　21世纪资源利用的时代，企业所存档的档案信息经常性的需要查看和应用，但档案的管理系统和办公系统不在一个存储系统内，造成了档案查看时所耗费的时间长，步骤繁琐，为了解决这一问题，就要将管理系统与办公自动化系统衔接，以便于高效的利用。档案的管理具有机密性，因此要在安全性和机密性有保障的前提下进行衔接，要建立专业的安全保护系统，不断完善衔接的完整性和机密性，计算机软件和硬盘中病毒，都有可能让档案信息丢失和泄露，因此，企业及单位要设立专业的安全控制和管理人员，在安全机密的环境下，将管理系统和办公系统完美的衔接。
　　三、结语
　　依全文所述，数字化档案管理是我国档案管理的一个重要部分，单位及企业相关的工作人员要摒弃传统纸质档案的存储，跟上信息时代的步伐。针对部分企业及单位的技术落后，数字化管理的意识淡薄等问题，企业要积极与外部人员学习，对相关的管理人员进行培训，提高管理人员的素质水平及知识的能力。新的形势下，我们要不断完善电子信息化数字档案管理系统，用科技的力量，创新事业单位数字化管理，提高企业及事业单位的办公效率及经济效益。

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